La cobranza es el proceso mediante el cual los recursos extraídos de una partida económica retornan a su sitio, a la vez que se cancelan productos y servicios derivados de una organización. Este es uno de los formatos más básicos en las transacciones financieras.
No es necesario entrar en tales detalles técnicos para referirse a este término, debido a que está presente en cualquier compra o venta, por sencilla que sea. Su uso figura tanto a gran escala como en espectros menores de las negociaciones.
Gestión de cobranza
El hecho de que cobrar sea una tarea elemental no quiere decir que sea fácil, debido a que hay cuentas que son difíciles de saldar gracias a la posición que asume el deudor. Por ello, es necesario hacerse consciente de la importancia de una buena gestión alrededor de la causa.
A veces hay que recurrir a técnicas, métodos o estrategias específicas para lograr un resultado exitoso. También es fundamental la capacidad de negociación del encargado del área, considerando que debe existir un tacto adecuado para llegarle al dueño del compromiso y hacer un plan.
Para su efectividad debería haber un programa a seguir y evitar las improvisaciones. En el caso de que la situación no funcione, es posible que las cuentas por cobrar se vuelvan un dolor de cabeza para las finanzas de la organización, cuya solvencia o liquidez podría afectarse.
Tipos de cobranza
A pesar de que el acto en sí es el mismo, hay muchas formas de llevar a cabo estas labores. Lo más importante es que se tenga un objetivo claro y que la ejecución sea respetuosa para obtener resultados favorables.
1. Preventiva
Es la primera manera en la que un equipo se cuida las espaldas ante sus deudores. Si bien un compromiso no tiene retrasos o signos de que se va a incumplir, los encargados comienzan a hacer labores para prevenir que no haya inconvenientes.
Muchas veces se recurre a recordatorios de pago, avisos por correo electrónico o algún tipo de llamado de atención. Es crucial que el tono sea amable, previsivo y muy cordial, ya que no existe incumplimiento.
La verdadera esencia del método es generar hábitos responsables en las partes involucradas y reducir al mínimo el riesgo de morosidad por descuidos, malos cálculos o cualquier contratiempo.
2. Formal
Esta es la solución más común para las características de una organización, debido a que bajo este formato la entidad acreedora se encarga de gestionar el pago de las deudas.
El proceso se lleva a cabo con los recursos, planes y el personal de la compañía, sin involucrar a terceras personas naturales o jurídicas. Las primeras acciones para responsabilizar al deudor de sus compromisos son bajo estas condiciones.
3. Judicial
Si el tiempo pasa y no se vislumbran otras soluciones para finiquitar los trámites, es necesario tomar acciones un poco más severas. Lo que sigue es involucrar a las fuerzas de la justicia, para que, por medio de un juicio, se exija la cancelación de la deuda planteada.
Para estos términos se involucran los abogados, asesores y un gabinete legal. También es posible que se produzcan gastos administrativos, fiscales o alusivos al proceso de negociación entre las partes involucradas.
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4. Extrajudicial
Cuando se recurren a métodos distintos a los previamente mencionados, se trata de la aplicación de un mecanismo “extrajudicial”. Con estos procederes también suelen involucrarse empresas que se dedican exclusivamente a buscar la cancelación de deudas y compromisos.
Una de las organizaciones que más utiliza este método son las entidades bancarias, que delegan su cartera de morosos a una comisión dedicada a su recuperación.
En los casos en los que no se avista una pronta solución, se suelen hacer descuentos sobre el monto inicial. Ello con el objetivo de recuperar aunque sea una parte del monto acordado. Aplica para quienes están en problemas de liquidez o se declaran en bancarrota.
Plan de cobranza: Ejemplos
El primer paso es la emisión de la factura, que ya tiene implícito el sello de un compromiso económico con una fecha de vencimiento. Si el documento no se paga en la fecha acordada, se debe enviar notificaciones que den por enterado al cliente de la situación.
Seguidamente, es vital jerarquizar y organizar las cuentas, para aplicar las mejores estrategias a quienes corresponda. Para ello se toman en consideración factores como antigüedad, monto, antecedentes del deudor y tipo de producto o servicio ofrecido.
También hay que digitalizar todo el proceso, para tener documentación que sustente el procedimiento. Con firmas digitales y autorización directiva todo se orienta de manera más organizada. No hay que olvidar que ser recurrente no sirve de nada si no existe un eficaz plan de acción.
