Específicamente, la definición de inventario habla sobre el registro de los bienes pertenecientes a una persona natural o jurídica, quedando constancia de un conjunto de activos u objetos.
En otras palabras, se trata de un documento donde son anotadas todas las pertenencias de la empresa o de la persona. Esto se utiliza con propósitos contables o de otra índole.
¿Cuál es la definición de inventario?
En primer lugar, el término hace alusión a una relación detallada, ordenada y valorada de los bienes que forman el patrimonio de una empresa o persona, en un momento específico.
Por su parte, el significado de inventario físico implica ser realizado en un papel (usado en tiempos pasados). Actualmente, son elaborados en bases de datos, centralizado en toda una empresa.
Aun así, existen empresas o tiendas pequeñas que lo siguen haciendo con papel. Los rasgos principales de un inventario son los siguientes:
- Detallado: establece las características de cada elemento que integra el patrimonio.
- Ordenado: reúne los elementos patrimoniales en sus cuentas respectivas y las cuentas en sus conjuntos patrimoniales.
- Valorado: refleja el valor de cada elemento patrimonial en unidades monetarias, es decir, la variación de números hallados en un inventario.
Tipos de inventario
a. Según su forma
- De materias primas: respecto a la acepción de inventario de materia prima, se conforma por elementos que, una vez procesados, pasan a ser un producto.
- De productos en proceso de fabricación: lo conforman los productos que están en proceso intermedio, llevándose a cabo o formándose. No son materia prima ni un producto terminado.
- De productos terminados: se compone de productos elaborados que serán o están destinados a la venta.
b. De acuerdo con la logística
- Cíclico: la noción de inventario cíclico específica las materias primas o mercaderías adquiridas en excedente, para así disminuir el costo por unidad de compra.
- De desacoplamiento: es empleado entre dos procedimientos, y su tasa de productividad no está sincronizada.
- En tránsito: como su nombre lo indica, está compuesto por los productos que aún no llegan a la empresa, pues siguen en manos de los proveedores o del transporte.
- De previsión: también está constituido por mercadería excedente, pero la misma es producida en períodos de poca demanda, para cubrir los períodos de demanda alta.
- De reserva: integrado por el excedente de producción listo para ser utilizado en caso de aumento de la demanda o errores en el proceso productivo.
c. Depende del momento
- Inicial: se elabora antes de comenzar las operaciones en una empresa.
- Final: por su lado, la acepción de inventario final indica que este tipo de inventario es elaborado por la empresa al finalizar cada uno de sus períodos contables.
d. Por su periodicidad
- Periódico: cada cierto tiempo es llevado a cabo, a través de un conteo físico de mercancía.
- Perpetuo: determina su administración de manera tecnológica, usando un software de base de datos. Actualizado instantáneamente, en cada entrada o salida de un producto.
¿Para qué sirve un inventario?
En las empresas, la definición de inventario aborda un sistema de control y registro de ganancias, ofreciendo información concreta y resumida sobre la compra y venta de bienes o servicios.
El vínculo directo entre el inventario y la contabilidad es la base central del comercio, por lo que las empresas deben tener (sin falta) un control rígido en sus operaciones.
Por medio del inventario, es posible tener noción del estado actual de la empresa y a partir de allí, efectuar la toma de decisiones concernientes a su administración y gestión.
Así, saber la demanda de un producto es esencial para adquirir materia prima o insumos al por mayor y rebajar costos, permitiendo conservar la producción constante sin ausencia de insumos.
Frecuentemente, se hace alusión al inventario de existencias en una compañía, el cual registra las materias primas, los bienes intermedios y los bienes finales que ofrecen a sus clientes.
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¿Por qué es importante este tipo de registro?
Sin lugar a dudas, el inventario es necesario para cualquier empresa, porque permite tener un control óptimo de la mercancía y origina reportes sobre la situación económica de las mismas.
Visto de esta manera, es fundamental que una empresa posea su inventario controlado, ordenado y vigilado, pues el propósito es repartir y cubrir adecuadamente el material del cual se dispone.
Siempre hay que tener en cuenta que, cuando lo que se necesita no existe en el inventario, la empresa corre el riesgo de caer en un paro de producción.
En consecuencia, la realización de este registro contable debe constituir una prioridad para cualquier negocio, puesto que otorga una mayor supervisión sobre el stock disponible.
Además, el inventario puede actuar como un sistema de contabilidad diseñado para salvaguardar los activos de un negocio, ya que permite evaluarlos, ajustar sus cuentas y proporcionar informes financieros.
