Una hoja de cálculo es el formato de valores que se dispone en forma de filas y columnas, donde a su vez se vacían datos que pueden ser almacenados para su uso posterior. Se trata de una especie de tabla donde se plasman informes con diversos orígenes y de forma organizada.
Los programas de esta naturaleza suelen estar disponibles en los diversos paquetes ofimáticos, debido a que tienen una amplia recurrencia en labores de gestión empresarial, organizaciones gubernamentales y empresas. Se considera uno de los básicos en temas tecnológicos.
Ventajas de la hoja de cálculo
Este tipo de archivos albergan una gran cantidad de ventajas tras su uso, que aplican para el área contable, financiera, dinámica, aritmética, gráfica y de cálculo.
También es propicia su utilización para la generación de bases de datos con los criterios adecuados, que tienen la virtud de ser de fácil interpretación.
1. Orden
Con el uso de esta herramienta la información relativa a cualquier asunto permanece perfectamente organizada y ubicable, conforme a las necesidades de cada entidad. Ello permite que en cuanto se necesite, sea posible el acceso.
Además, su funcionamiento da lugar a combinaciones y pestañas adicionales, que trabajan en función de la jerarquización de los datos.
2. Filtración de la información
No es solo organizar y guardar con la seguridad de un acceso posterior, sino poder filtrar exactamente lo que se necesita. También se albergan opciones para elaborar resúmenes y subtotales, si se trata de elementos cuantificables.
3. Capacidad de compartir
Los contenidos que se emiten en el sistema pueden ser compartidos con otros usuarios para que continúen la edición. Incluso, con ciertas versiones es posible que otros puedan ver en tiempo real las acciones del autor del archivo.
Para ello, existen una serie de permisos que deben ser aprobados. Sin necesidad de una descarga, la información se puede visualizar por medio de enlaces difundidos.
Hay una muy alta compatibilidad con la mayoría de sistemas operativos vigentes, lo que hace más tangible la posibilidad de cruzar información.
4. Automatización
Usar una hoja de cálculo es tener la posibilidad de automatizar la mayoría de las funciones que se desarrollan en las plantillas.
Existen atajos, fórmulas y funciones que hacen que todo el sistema coopere para una simplificación de las tareas de administración de datos.
Asimismo, se encuentran en su interfaz herramientas de análisis que albergan las posibilidades de validar, verificar, agrupar o desagrupar, para aplicar los instrumentos de forma más específica.
5. Disponibilidad de gráficos
Una imagen dice más que mil palabras y ello aplica para los gráficos. Hay mensajes que quedan mucho más explícitos si se transmiten por medio de recursos visuales, considerando la evolución de una cifra en el tiempo o las comparaciones entre estas y algunas vinculadas.
Se encuentran disponibles plantillas circulares, en forma de barra, áreas, líneas y columnas, que se adaptan al formato del contenido. Lo mejor de todo es que se pueden personalizar las formas.
Además hay lugar para el diseño, debido a que los textos o las tablas se vuelven más legibles si se disponen los colores de cierta manera. Las fuentes, efectos y alineaciones se combinan para generar un buen producto final.
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6. Homogeneidad
¿Para qué sirve una hoja de cálculo? Hay muchas formas de responder a la interrogante, pero una de ellas es el hecho de que permite generar un formato coherente, que sirva de directriz para la ejecución de un todo.
Con su uso es posible que todos los detalles se reduzcan a un solo estándar. Un ejemplo de ello es que todos los decimales vayan indicados con comas (,) o que se manejan a través de puntos (.).
7. Productividad
Si hay mayor automatización y menor necesidad de hacer las cosas de forma manual, es probable que los beneficios del individuo se incrementen en gran medida. La menor demanda hace que el tiempo se rinda de mejor manera, para cubrir otras áreas y optimizar el trabajo.
La productividad no solo ayuda a tener más tiempo para disponerlo como se requiera, sino que permite agilizar los procesos productivos en las características de una organización.
8. Efectuar operaciones matemáticas
Existen paquetes de datos increíblemente extensos, en donde una suma conjunta puede convertirse en una pesadilla.
Quienes saben usar bien el programa, cuyo máximo exponente es Microsoft Excel, del paquete ofimático del mismo nombre, no tienen que detenerse para realizar estas operaciones. La herramienta puede hacer todo por sí sola.
En la plataforma se suelen poner en práctica labores de adición, sustracción, multiplicación y división. Incluso se hacen totalizaciones, que sellen el ingreso de informes para su debido registro y archivo.
