En lo referente a qué es un registro contable, es un sinónimo de apunte o asiento contable, una anotación realizada en un libro de contabilidad para registrar una transacción económica.
Dichos apuntes o asientos son todas las anotaciones destinadas al control y la revisión de las transacciones de una empresa, permitiendo reconocer oportunamente su posición financiera actual.
Por esta razón, el registro contable da cuenta del ingreso o del egreso de dinero del patrimonio de una organización. Cada nuevo asiento contable conlleva un movimiento de recursos.
Ahora bien, otro aspecto referido a qué es un registro contable, habla sobre los asientos de diario y libros de contabilidad que contienen los movimientos contables de una empresa.
Tales movimientos son registrados en el “debe” (salida) o en el “haber” (entrada o ingreso). De esta manera, puede ser respaldada la producción de estados financieros.
¿Qué es un registro contable y cuál es su función?
También denominado libro de contabilidad o libro de comercio, un registro contable es un documento físico que refleja una operación dentro de la empresa.
En estos reflejos, pueden ser observadas todas las operaciones contables del ente económico (organización), con el fin de brindar información financiera de este.
Allí participan dos cuentas: primero está el egreso, que al aumentar es registrado por el “Debe” y en segundo lugar el activo, que al disminuir se registra por el “Haber”.
Es de suma importancia llevar un registro pormenorizado de los movimientos financieros realizados dentro de la empresa, para así analizar su situación económica y financiera y tomar decisiones relevantes.
La importancia del registro contable no solamente radica en su uso por la empresa, sino también por el Estado: son analizados para saber si la entidad privada cumple la regulación.
Clases de asiento contable
Existen diversos tipos de registros contables, como los siguientes:
1. Activos
Son los primeros ubicados en la hoja de balance, y los registros de activos proceden del valor efectivo de elementos que son propiedad de la compañía.
Dentro de estos, se encuentran elementos tangibles como dinero en efectivo, inventario de mercadería y las propiedades. Algunos no son tangibles, como las marcas y los patentes.
En su condición de intangibles, la contabilización de estos activos es difícil, y su valor puede variar enormemente, con base en lo que otras empresas dispongan para pagar por ellos.
Por tanto, los registros del valor de los activos dependen de la influencia de los mismos al momento de generar ingresos para la compañía.
2. Capital
En cuanto a los registros de capital, representan los aportes de los accionistas. Es decir, los archivos contabilizados.
Por una parte, el valor de los activos cambia por causa de las depreciaciones o tendencias de mercado, por lo que el capital de los accionistas también cambiará su valor.
Una acción significa una porción de la empresa, y el valor de la empresa está vinculado con el valor de sus activos.
3. Gastos
Como su nombre lo indica, los gastos no son más que todos los costos del negocio: el costo de operación diario en un corto lapso de tiempo. Se registran como débitos.
Ejemplo
Costos de materias primas para la producción, costos de seguros de la compañía, gastos en artículos de oficina o pago de sueldos.
En resumen…
Una de las características de los registros contables es que pueden ser llevados a mano con los materiales tradicionales, o utilizar un software informático destinado a este objetivo.
Los mismos deben ser conservados durante varios años, para que las entidades externas chequeen y verifiquen que los estados financieros correspondientes estén correctos.
El contador es la persona encargada de llevar estos registros.
