En este artículo exploraremos, junto al concepto de videoconferencia, los beneficios que estas pueden aportarte a ti y a tu grupo, cómo sacarles el maximo provecho y cómo realizar una.
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Concepto de videoconferencia
Comencemos por lo basico. Si nos vamos a la definición de una videoconferencia, encontramos que es una reunión online, en la que se emplean tanto imagen como sonido.
Para que pueda llevarse a cabo, necesitamos algunas cosas, aunque principalmente estas son una conexión estable a internet y algún dispositvo con el que transmitir audio y video.
Ya sea para una reunión casual o laboral, o para un evento, como un webinar, este recurso se convierte rapidamente en un elemento fundamental de nuestras vidas profesionales.
Esto no es de extrañar, dadas las numerosas ventajas que nos da el poder comunicarnos con una gran cantidad de personas desde la comodidad de nuestros hogares.
Ahora bien, esto no es tan simple. Como veremos en el resto a continuación, cómo hacer una videoconferencia es un proceso de varias partes que debemos entender para hacerlo bien.
Beneficios de una videoconferencia
Hay muchos motivos por los que cada vez más personas en diversos ambitos eligen mantener reuniones de importancia laboral a través de internet. Por nombrar algunos, encontramos los siguientes:
1. No se necesita de espacio fisico
Dado que la conferencia se realiza a través del internet, cada persona puede ocupar un espacio fisico diferente, los cuales suelen estar separados por grandes distancias.
Esto es una ventaja cuando es necesaria la presencia de muchas personas, ya que no es necesario encontrar un espacio en el que todos puedan reunirse a la vez.
2. Se realiza a distancia
En estrecha relación con el punto anterior, encontramos que no es necesario que las personas se encuentren cercas las unas de las otras para realizar una videoconferencia.
Debido al efecto de la globalización, es cada vez más común que en una organización, haya personas que se encuentran en partes alejadas del mundo los unos de los otros.
Por ello, poder comunicarse sin importar cuanta distancia exista entre los involucrados, cobra un valor cada vez mayor, pues posibilita eventos que hace años eran impensables.
3. Es más economico
Este beneficio solo se da si partimos de la suposición de que todos los involucrados ya poseen conexión a internet y un teléfono movil con cámara incorporada.
Si esto es así, encontramos que una videoconferencia reduce notablemente los gastos de una conferencia, pues no es necesario alquilar un espacio fisico, ni pagar por transporte.
4. Mejor la productividad
El tiempo que gasta un empleado en desplazarse hasta una sala de reuniones equivale a perdidas monetarias que, si bien insignificantes por si solas, suman sustancialmente en conjunto.
En cambio, si el empleado puede entrar a una reunión desde su puesto de trabajo (o incluso, desde la comodidad de su casa), puede dedicar más tiempo a sus responsabilidades.
5. Mejora la comunicación
A pesar de la creencia de muchas personas, de que la cercanía fisica es necesaria para mantener la atención, es innegable que las videoconferencias ayudan a mantener una comunicación constante.
De esta manera, pueden realizarse conferencias con mayor asidiuidad y facilidad, permitiendo informes y tomas de decisiones más constantes, mejorando a su vez la eficacia del equipo de trabajo.
6. Permite compartir
Fuera del ambito laboral, encontramos que las familias pueden compartir una conversación y verse a través de este recurso tecnologico.
Es común que las familias realicen videoconferencias o videollamadas durante epocas festivas, como la navidad, para mantener viva la costumbre de pasar tiempo junto, a pesar de la distancia.
A nivel aún más personal, este recurso permite a parejas mantener la intimidad de su relación, aunque pasen largas temporadas separados, e incluso permite formar relaciones a distancia.
¿Cómo hacer una videoconferencia?
Habiendo explicado los pormenores de lo que es y los beneficios que trae una videoconferencia, pasemos a ver una guía paso a paso sobre qué hacer para realizar una videoconferencia.
1. Requisitos previos
Para empezar, necesitaremos conexión a internet, un dispositivo con cámara y microfono (como bien puede ser nuestro teléfono celular), y una aplicación para realizar videollamadas.
2. Fijar un horario
A continuación, debemos marcar un horario y un tiempo de duración para la videoconferencia, y hacerle saber a todos los involucrados de dicho horario.
3. Configurar la aplicación
Las plataformas para videoconferencias más comunes, como Zoom o Google Meet, nos dan un enlace que podemos compartir, mediante el cual todos los integrantes podrán acceder.
En algunas, incluso, se nos da la opción de obtener el enlace previamente a la videoconferencia, para que podamos compartirlo antes de que esta comience.
4. Realizar la videoconferencia
Una vez que todos los integrantes estén reunidos, podemos comenzar. Es recomendable utilizar los recursos que nos brindan las diversas plataformas para mejorar la calidad de la sesión.