En este art铆culo exploraremos, junto al concepto de videoconferencia, los beneficios que estas pueden aportarte a ti y a tu grupo, c贸mo sacarles el maximo provecho y c贸mo realizar una.
Concepto de videoconferencia
Comencemos por lo basico. Si nos vamos a la definici贸n de una videoconferencia, encontramos que es una reuni贸n online, en la que se emplean tanto imagen como sonido.
Para que pueda llevarse a cabo, necesitamos algunas cosas, aunque principalmente estas son una conexi贸n estable a internet y alg煤n dispositvo con el que transmitir audio y video.
Ya sea para una reuni贸n casual o laboral, o para un evento, como un webinar, este recurso se convierte rapidamente en un elemento fundamental de nuestras vidas profesionales.
Esto no es de extra帽ar, dadas las numerosas ventajas que nos da el poder comunicarnos con una gran cantidad de personas desde la comodidad de nuestros hogares.
Ahora bien, esto no es tan simple. Como veremos en el resto a continuaci贸n, c贸mo hacer una videoconferencia es un proceso de varias partes que debemos entender para hacerlo bien.
Beneficios de una videoconferencia
Hay muchos motivos por los que cada vez m谩s personas en diversos ambitos eligen mantener reuniones de importancia laboral a trav茅s de internet. Por nombrar algunos, encontramos los siguientes:
1. No se necesita de espacio fisico
Dado que la conferencia se realiza a trav茅s del internet, cada persona puede ocupar un espacio fisico diferente, los cuales suelen estar separados por grandes distancias.
Esto es una ventaja cuando es necesaria la presencia de muchas personas, ya que no es necesario encontrar un espacio en el que todos puedan reunirse a la vez.
2. Se realiza a distancia
En estrecha relaci贸n con el punto anterior, encontramos que no es necesario que las personas se encuentren cercas las unas de las otras para realizar una videoconferencia.
Debido al efecto de la globalizaci贸n, es cada vez m谩s com煤n que en una organizaci贸n, haya personas que se encuentran en partes alejadas del mundo los unos de los otros.
Por ello, poder comunicarse sin importar cuanta distancia exista entre los involucrados, cobra un valor cada vez mayor, pues posibilita eventos que hace a帽os eran impensables.
3. Es m谩s economico
Este beneficio solo se da si partimos de la suposici贸n de que todos los involucrados ya poseen conexi贸n a internet y un tel茅fono movil con c谩mara incorporada.
Si esto es as铆, encontramos que una videoconferencia reduce notablemente los gastos de una conferencia, pues no es necesario alquilar un espacio fisico, ni pagar por transporte.
4. Mejor la productividad
El tiempo que gasta un empleado en desplazarse hasta una sala de reuniones equivale a perdidas monetarias que, si bien insignificantes por si solas, suman sustancialmente en conjunto.
En cambio, si el empleado puede entrar a una reuni贸n desde su puesto de trabajo (o incluso, desde la comodidad de su casa), puede dedicar m谩s tiempo a sus responsabilidades.
5. Mejora la comunicaci贸n
A pesar de la creencia de muchas personas, de que la cercan铆a fisica es necesaria para mantener la atenci贸n, es innegable que las videoconferencias ayudan a mantener una comunicaci贸n constante.
De esta manera, pueden realizarse conferencias con mayor asidiuidad y facilidad, permitiendo informes y tomas de decisiones m谩s constantes, mejorando a su vez la eficacia del equipo de trabajo.
6. Permite compartir
Fuera del ambito laboral, encontramos que las familias pueden compartir una conversaci贸n y verse a trav茅s de este recurso tecnologico.
Es com煤n que las familias realicen videoconferencias o videollamadas durante epocas festivas, como la navidad, para mantener viva la costumbre de pasar tiempo junto, a pesar de la distancia.
A nivel a煤n m谩s personal, este recurso permite a parejas mantener la intimidad de su relaci贸n, aunque pasen largas temporadas separados, e incluso permite formar relaciones a distancia.
驴C贸mo hacer una videoconferencia?
Habiendo explicado los pormenores de lo que es y los beneficios que trae una videoconferencia, pasemos a ver una gu铆a paso a paso sobre qu茅 hacer para realizar una videoconferencia.
1. Requisitos previos
Para empezar, necesitaremos conexi贸n a internet, un dispositivo con c谩mara y microfono (como bien puede ser nuestro tel茅fono celular), y una aplicaci贸n para realizar videollamadas.
2. Fijar un horario
A continuaci贸n, debemos marcar un horario y un tiempo de duraci贸n para la videoconferencia, y hacerle saber a todos los involucrados de dicho horario.
3. Configurar la aplicaci贸n
Las plataformas para videoconferencias m谩s comunes, como Zoom o Google Meet, nos dan un enlace que podemos compartir, mediante el cual todos los integrantes podr谩n acceder.
En algunas, incluso, se nos da la opci贸n de obtener el enlace previamente a la videoconferencia, para que podamos compartirlo antes de que esta comience.
4. Realizar la videoconferencia
Una vez que todos los integrantes est茅n reunidos, podemos comenzar. Es recomendable utilizar los recursos que nos brindan las diversas plataformas para mejorar la calidad de la sesi贸n.